Datenschutzhinweise für Beschäftigte und Bewerber der SIZ GmbH (im Folgenden: SIZ)
Unser Umgang mit Ihren Daten und Ihre Rechte
Informationen nach Artikeln 13, 14 und 21 Datenschutz-Grundverordnung – DSGVO
Stand November 2023
Hiermit informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und die Ihnen nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), den ggf. einschlägigen landesrechtlichen sowie sonstigen datenschutzrechtlichen Regelungen zustehenden Rechte.
Nur der besseren Lesbarkeit wegen wird auf weitere geschlechtsspezifische Formen verzichtet. Selbstverständlich sind immer Mitarbeiter jeder Geschlechtsidentität gemeint.
1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen können Sie sich wenden?
Der Verantwortliche ist: SIZ GmbH, Simrockstr. 4, 53113 Bonn
Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter: Datenschutzbeauftragter, Simrockstr. 4, 53113 Bonn, datenschutz@siz.de
2. Welche Quellen und Daten nutzen wir?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten (Art. 4 Nr. 2 DSGVO bzw. den jeweiligen landesrechtlichen Regelungen), die wir von Ihnen im Rahmen des Auswahl- und Einstellungsverfahrens oder während oder nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erhalten. Zudem verarbeiten wir – soweit für das Beschäftigungsverhältnis erforderlich – personenbezogene Daten, die wir auf gesetzlicher Grundlage bei anderen Stellen erheben (z. B. anlassbezogene Abfragen von steuerrelevanten Daten beim zuständigen Finanzamt, Informationen über Arbeitsunfähigkeitszeiten bei der Krankenkasse). Zum anderen verarbeiten wir personenbezogene Daten nur, soweit wir diese zulässigerweise
- von Dritten (z. B. Personalvermittlern) erhalten oder
- aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. beruflichen sozialen Netzwerken oder Suchmaschinen) gewonnen haben.
Relevante personenbezogene Daten sind vor allem Ihre Stammdaten (z. B. Name, Personalnummer, Adresse und andere Kontaktdaten), die bei der Nutzung der IT-Systeme anfallenden Protokolldaten sowie weitere Daten aus dem Beschäftigungsverhältnis (z. B. Beschäftigungsverlauf, Zeiterfassungsdaten, Urlaubszeiten, Arbeitsunfähigkeitszeiten, Beurteilungen, Aus- und Fortbildungen, Sozialdaten, Bankverbindung, Sozialversicherungsnummer, Krankenversicherung/ Krankenversicherungsnummer, Gehaltsdaten sowie die Steueridentifikationsnummer, Nachweise und Unterlagen, die Teil der Personalakte werden) sowie andere mit den genannten Kategorien vergleichbare Daten. Hierunter können auch besondere Kategorien personenbezogener Daten gem. Art. 9 Abs. 1 DSGVO bzw. jeweiliger landesrechtlicher Regelung (z. B. Gesundheitsdaten) fallen. Soweit erforderlich, stellen wir auch selbst personenbezogene Daten her, bspw. indem wir Ihnen eine Personalnummer zuordnen.
3. Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), den Landesdatenschutzgesetzen sowie weiterer einschlägiger Gesetze (z. B. Bürgerliches Gesetzbuch, Gewerbeordnung, Personalvertretungsgesetz bzw. Betriebsverfassungsgesetz, Mindestlohngesetz, Kündigungsschutzgesetz, Teilzeit- und Befristungsgesetz, Entgeltfortzahlungsgesetz, Bundesurlaubsgesetz, Altersteilzeitgesetz, Arbeitszeitgesetz, Mutterschutzgesetz, Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz, Betriebsrentengesetz, Arbeitsschutzgesetz, Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz, Einkommensteuergesetz, Abgabenordnung, Jugendarbeitsschutzgesetz, Nachweisgesetz, Sozialgesetzbücher, Berufsbildungsgesetz, WpHG, MiFID, sonstige regulatorische Anforderungen).
3.1 Zur Anbahnung, Begründung, Durchführung, Änderung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 Unterabs. 1 Buchst. b DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 1 BDSG; Art. 88 Abs. 1 DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 4 BDSG bzw. den jeweiligen landesrechtlichen Regelungen)
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt in erster Linie im Beschäftigungskontext, d. h. insbesondere für Zwecke der Anbahnung, Änderung, Durchführung und Beendigung des Vertragsverhältnisses, einschließlich der Erfüllung von durch individuelle (Arbeitsvertrag) oder kollektive Rechtsvorschriften (Dienst- bzw. Betriebsvereinbarungen und Tarifvertrag) festgelegten Pflichten sowie für Zwecke der Inanspruchnahme der mit der Beschäftigung zusammenhängenden individuellen oder kollektiven Rechte und Leistungen.
3.2 Im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 Unterabs. 1 Buchst. f DSGVO bzw. jeweilige landesrechtliche Regelung)
Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten.
3.3 Aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Unterabs. 1 Buchst. a DSGVO bzw. jeweilige landesrechtliche Regelung)
Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke (z. B. zur Durchführung eines betrieblichen Eingliederungsmanagements; Durchführung von Mitarbeiterbefragungen auf freiwilliger Basis, Veröffentlichung von Fotos und Videos, Zugriff auf und Auswertung aus Ihren personenbezogenen Daten) erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten kann für bestimmte Zwecke (z.B. die Einholung von Referenzen bei früheren Arbeitgebern oder die Nutzung Ihrer Daten für spätere Vakanzen) auch aufgrund Ihrer Einwilligung erfolgen. In der Regel können Sie diese jederzeit widerrufen. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DSGVO, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind.
Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.
3.4 Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 Unterabs. 1 Buchst. c DSGVO i. V. m. § 26 BDSG bzw. jeweilige landesrechtliche Regelung)
Zudem unterliegen wir als Arbeitgeber diversen rechtlichen Verpflichtungen, das heißt gesetzlichen Anforderungen. Verarbeitungen erfolgen dabei z. B.
- zur Erfüllung gesetzlicher Vorschriften (z. B. wertpapierrechtlicher Anforderungen im Rahmen der Aufzeichnungspflicht gem. WpHG bzw. Eigenhandelsgeschäfte gem. MiFID, steuerliche Belange, amtliche Statistiken, Personalvertretungs-/Betriebsverfassungsrecht, Sozialversicherung, Anzeige gegenüber Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht, Mitteilung ggü. sonstigen Behörden),
- zur Datenschutzkontrolle sowie für Datenschutz- und Datensicherheitszwecke;
- zur – auch automatisierten – Durchführung der Führerscheinkontrolle i. R. d. Halterhaftung,
- zur Erfüllung gesetzlicher Auskunftspflichten (z. B. gegenüber öffentlichen Stellen wie Agentur für Arbeit bzw. Jobcenter, Polizei, Staatsanwaltschaft, Gerichte; Urlaubsbescheinigungen)
- Initiierung und Durchführung eines BEM
3.5 Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO
Soweit wir besondere Kategorien personenbezogener Daten*) verarbeiten, geschieht dies zur Erfüllung gesetzlich/kollektiv-vertraglich vorgesehener Rechte/Pflichten im Bereich des Arbeitsrechts, des Rechts der sozialen Sicherheit oder des Sozialschutzes (Art. 9 Abs. 2 Buchst. b DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 3 BDSG bzw. jeweilige landesrechtliche Regelung) oder zur Beurteilung der Arbeitsfähigkeit (Art. 9 Abs. 2 Buchst. h i. V. m. § 22 Abs. 1 Buchst. b BDSG bzw. jeweilige landesrechtliche Regelung)
Zudem kann zur Beurteilung Ihrer Arbeitsfähigkeit auch die Verarbeitung von Gesundheitsdaten gem. Art. 9 Abs. 2 Buchst. h i. V. m. § 22 Abs. 1 Buchst. b BDSG bzw. jeweiliger landesrechtlicher Regelung erforderlich sein.
*) Besondere Kategorien personenbezogener Daten sind
- rassische und ethnische Herkunft,
- politische Meinungen,
- religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen,
- Gewerkschaftszugehörigkeit,
- genetische Daten, biometrische Daten,
- Gesundheitsdaten,
- Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung.
4. Wer bekommt meine Daten?
Innerhalb der SIZ erhalten diejenigen Stellen (z. B. jeweilige Führungskräfte, Abteilungen, Betriebsrat, Schwerbehindertenvertretung, BEM-Beauftragte) Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten brauchen.
Daneben bedienen wir uns zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten sowie zur Erreichung der unter Ziffer 3.1 genannten Zwecke zum Teil unterschiedlicher Dienstleister. Dies sind insbesondere Unternehmen in den Kategorien Vertragsverwaltung, Bewerbermanagement, Personalverwaltung und Gehaltsabrechnung, IT-Dienstleistungen, Telekommunikation sowie Beratung und Consulting.
5. Wie lange werden Daten gespeichert?
Kommt nach einem Bewerbungsverfahren ein Beschäftigungsverhältnis nicht zustande, löschen bzw. vernichten wir Ihre Daten und Unterlagen regelmäßig innerhalb von sechs Monaten nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens. Wurden im Rahmen des Bewerbungsverfahrens jedoch Kosten für Sie übernommen oder wurden Ihnen Auslagen erstattet, so gelten insoweit die unten genannten Aufbewahrungs- bzw. Nachweispflichten.
Sofern ein Arbeitsverhältnis begründet wird, verarbeiten und speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die oben (Nr. 3) genannten Zwecke für die Dauer Ihres Arbeitsverhältnisses, was beispielsweise auch die Anbahnung und die Abwicklung des Arbeitsvertrages umfasst. Dabei ist zu beachten, dass das Arbeitsverhältnis ein Dauerschuldverhältnis ist, welches auf Jahre angelegt ist.
Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Nachweispflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO), sowie den sonstigen Steuer-, Arbeits- und Sozialgesetzen ergeben. Die Speicherfristen betragen danach bis zu zehn Jahre. Für Wertpapier-Gesprächsaufzeichnungen und Eigenhandelsgespräche beträgt die Frist 5 Jahre, in besonderen Ausnahmefällen bis zu 7 Jahren.
Schließlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel 3 Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu dreißig Jahre betragen können.
Sofern Sie im Rahmen der betrieblichen Altersversorgung eine unverfallbare Anwartschaft erlangt haben, werden Ihre personenbezogenen Daten auch über das Ende Ihres Arbeitsverhältnisses hinaus zu diesem Zweck verarbeitet.
6. Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?
Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums – EWR) findet grundsätzlich nicht statt.
Bei der Nutzung von Videokonferenzsystemen oder Anwendungen internationaler Anbieter kann es zu einer Übermittlung in Drittstaaten kommen.
Sofern dies im Einzelfall aufgrund der Art der Beschäftigung doch notwendig sein sollte (beispielsweise im außereuropäischen Handel oder bei Dienstreisen in Drittstaaten), werden wir Sie hierüber individuell informieren.
7. Welche Datenschutzrechte habe ich?
Jede betroffene Person hat folgende Rechte:
- Auskunft über die verarbeiteten Daten nach Art. 15 DSGVO i. V. m § 19 BDSG bzw. jeweilige landesrechtlicher Regelung, sowie Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DSGVO bzw. jeweilige landesrechtliche Regelung
- Berichtigung und Vervollständigung seiner Daten nach Art. 16 DSGVO i. V. m. § 20 BDSG bzw. jeweilige landesrechtlicher Regelung,
- Löschung nach Art. 17 DSGVO i. V. m. § 20 BDSG bzw. jeweilige landesrechtliche Regelung sowie auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO i. V. m. § 20 BDSG bzw. jeweilige landesrechtliche Regelung sowie
- Beschwerde bei der Datenschutzaufsichtsbehörde. (Art. 77 DSGVO i. V. m. § 19 BDSG bzw. jeweiliger landesrechtlicher Regelung).
Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG bzw. jeweilige landesrechtliche Regelung bzw. ggf. zu beachtender landesrechtlicher Vorgaben.
Auf das Ihnen ebenso zustehende Widerspruchsrecht bei Verarbeitungen auf Grundlage einer Interessenabwägung werden Sie getrennt hingewiesen.
Den Text der DSGVO und des BDSG bzw. die jeweilige landesrechtliche Regelung finden Sie im Internet.
8. Besteht für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?
Im Rahmen Ihrer Beschäftigung müssen Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Änderung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses und der Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, den Arbeitsvertrag mit Ihnen durchzuführen.
9. Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling) im Einzelfall?
Zur Begründung, Durchführung und Abwicklung des Beschäftigungsverhältnisses nutzen wir grundsätzlich keine automatisierte Entscheidungsfindung – einschließlich Profiling - gemäß Art. 22 DSGVO bzw. jeweilige landesrechtliche Regelung. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber und über die Ihnen zustehenden Rechte gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.
10. Änderung der Datenschutzhinweise
Aufgrund technischer oder geschäftlicher Entwicklungen und/oder aufgrund geänderter rechtlicher und/oder anderweitiger Anforderungen kann es notwendig werden, diese Datenschutzhinweise anzupassen. Sie finden die aktuellste Version immer im Intranet oder der Bewerbungsplattform.
Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 Datenschutz- Grundverordnung (DSGVO)
Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e oder f der DSGVO bzw. jeweiliger landesrechtlicher Regelungen (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Aufgabenwahrnehmung im öffentlichen Interesse oder auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DSGVO.
Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Der Widerspruch kann formfrei erfolgen.
